In einer Zeit rasanter digitaler Entwicklung befindet sich auch die bislang eher als konservativ wahrgenommene Branche der Steuerberatung in einem bedeutenden Wandel. Die Art und Weise, wie Steuerkanzleien mit ihren Mandanten kommunizieren, unterliegt einem tiefgreifenden Veränderungsprozess, der spätestens seit der Zeit der Pandemie von den Erwartungen einer zunehmend digitalaffinen Mandantschaft getrieben wird. Verstärkt wird dieser Trend durch den akuten Fachkräftemangel in der Branche, der Kanzleien dazu zwingt, effizienter zu arbeiten.
"Die Digitalisierung hat die Erwartungen der Mandanten unserer Kanzleien grundlegend verändert", erklärt Thomas Bandt, Geschäftsführer der Taxaro GmbH aus München. "Wir beobachten einen klaren Trend hin zu schnellerer, transparenterer und vor allem digitaler Kommunikation. Gleichzeitig sehen sich viele Kanzleien aufgrund des Personalmangels gezwungen, ihre internen Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren."

Dieser Wandel manifestiert sich in verschiedenen Aspekten der Mandantenbeziehung. Zum einen wächst die Nachfrage nach digitalen Lösungen für den Datenaustausch. Die Zeiten, in denen Ordner mit Unterlagen persönlich in der Kanzlei abgegeben wurden, scheinen sich dem Ende zuzuneigen. Stattdessen erwarten viele Mandanten heute die Möglichkeit, Dokumente digital und jederzeit übermitteln zu können.
Auch die Erwartungen an die Reaktionszeiten und die genutzten Kanäle haben sich verändert. "Die Mandanten sind es aus anderen Lebensbereichen gewohnt, schnelle Antworten zu erhalten - am besten direkt auf ihr Smartphone. Diesen Anspruch übertragen sie nun auch auf ihre Steuerkanzlei", so Bandt. Dies stellt viele Kanzleien vor die Herausforderung, ihre internen Prozesse zu optimieren, um trotz Personalknappheit diesen Erwartungen gerecht zu werden.

Ein weiterer Trend ist der Wunsch nach mehr Transparenz. Mandanten möchten zunehmend über den aktuellen Stand ihrer Angelegenheiten informiert sein und Einblicke in den Bearbeitungsprozess erhalten.
Gleichzeitig rückt das Thema Datensicherheit verstärkt in den Fokus. In Zeiten zunehmender Cyberkriminalität und strenger Datenschutzbestimmungen legen Mandanten großen Wert auf eine sichere und DSGVO-konforme Verarbeitung ihrer sensiblen Daten.
Für Steuerkanzleien bedeuten diese Entwicklungen sowohl Herausforderung als auch Chance. "Wer sich diesem digitalen Wandel verschließt, riskiert, den Anschluss zu verlieren", warnt Bandt. "Andererseits bietet die Digitalisierung enormes Potenzial für Effizienzsteigerungen und eine verbesserte Mandantenbeziehung. Gerade angesichts des Fachkräftemangels können digitale Lösungen helfen, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen."

Innovative Lösungen wie der spezialisierte Kanzlei-Messenger Taxaro (https://taxaro.de/) können hier Abhilfe schaffen. Sie ermöglichen eine strukturierte, sichere und effiziente Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandanten und bedienen damit die gestiegenen Erwartungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Datensicherheit.
"Die Zukunft der Mandantenkommunikation ist digital", resümiert Bandt. "Kanzleien, die jetzt die Weichen stellen, werden langfristig profitieren - sowohl durch zufriedenere Mandanten als auch durch optimierte interne Prozesse, die den Personalmangel teilweise kompensieren können."