Experteneinblick von Rydoo

Circa 20 % aller Spesenabrechnungen in Unternehmen enthalten Fehler. Und etwa 14 % aller Spesenbelege sind fragwürdig. Für größere Organisationen summiert sich das schnell zu signifikanten Schäden, denn als Konsequenz sind etwa 5 % aller Erstattungen eigentlich unberechtigt. Belege auf absichtlich oder versehentlich falsche Angaben zu überprüfen, bedeutet für Finanzabteilungen größerer Unternehmen daher oft über 350 Stunden Aufwand jährlich. Bereits jetzt beschleunigt dedizierte Software für intelligentes Spesenmanagement dies deutlich. Neue KI-Tools sind nun in der Lage Fehler oder Betrug automatisch zu erkennen.

Spesenbetrug erfolgt auf unterschiedliche und teils höchst kreative Art und Weise. Daten zeigen beispielsweise, dass etwa 20 % aller Belege Fehler enthalten, die entweder aus Versehen oder aber mit Absicht entstehen. Zu den häufigsten Betrugsfällen zählt, dass auf dem Beleg selbst getrickst wird, etwa in dem Zahlen über- oder hinzugeschrieben werden. Oder aber es werden Ausgaben in Rechnung gestellt, die es real nie gab. Manche Mitarbeiter reichen in der Hoffnung auf mehrfache Erstattung Belege doppelt ein.

KI-Werkzeuge ermitteln Fehler, Betrug und Verstöße
Durch KI-Tools bieten sich nun neue Möglichkeiten, solche Fälle zu verhindern. State of the Art-Software wie Rydoo integriert KI und smarte Algorithmen, die mögliche Betrugsversuche oder auch Fehler und Versehen markieren, indem sie doppelt eingereichte oder manipulierte Belege erkennen.

Schon beim Einscannen erkennt das neue "Smart Audit"-Modul von Rydoo die einzelnen Rechnungsposten und die KI überprüft automatisch, ob sie mit den definierten Ausgabenrichtlinien des Unternehmens kompatibel sind. Dadurch treten viele Fälle von Compliance-Problemen gar nicht erst auf, was zu enormen Zeitersparnissen führt. Neben klar definierten und verständlichen Ausgabenrichtlinie ist spezialisierte Software damit das beste Mittel, um Spesenbetrug zu verhindern und den gesamten Prozess möglichst komfortabel und reibungslos zu gestalten.