In vielen Unternehmen gehören Sommerfeste zur Tradition. Solche gemeinschaftlichen Veranstaltungen ermöglichen ein lockeres Zusammenkommen und Plaudern außerhalb der Arbeit in schöner Atmosphäre. Das stärkt die Verbundenheit zwischen Unternehmensleitung und Beschäftigten sowie den Beschäftigten untereinander. Oftmals soll die Veranstaltung den Mitarbeitenden einen besonderen Eventcharakter bieten, der die Kosten in die Höhe treibt. Dies hat zur Folge, dass die Zuwendungen an die Mitarbeiter steuerpflichtig werden können. Gleich vorneweg, der Arbeitgeber kann alle Kosten der Betriebsveranstaltung als Betriebsausgaben absetzen und die Lohnsteuer für seine Beschäftigten übernehmen. Allerdings muss er aufpassen, dass er die Sozialversicherungsfreiheit nicht aufs Spiel setzt.

Mitarbeiterfreibetrag von 110 Euro

Bei einer betrieblichen Veranstaltung sind die Zuwendungen durch den Arbeitgeber bis 110 Euro pro Mitarbeitenden steuerfrei. Allerdings ist dies auf zwei Veranstaltungen im Jahr begrenzt. Alles darüber hinaus ist mehr als eine kleine Aufmerksamkeit und muss versteuert werden. Angestellte sind hier aber nicht in der Pflicht. Sie müssen in der Steuererklärung nichts angeben. Die Versteuerung obliegt dem Arbeitgeber. Dieser sollte wissen, dass die Steuerfreiheit nur dann gilt, wenn die Feier allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils bei größeren Firmen offensteht.

Zudem muss der Arbeitgeber festhalten, wer tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen hat, um die Kosten korrekt auf die Teilnehmer aufteilen zu können. Bringen Beschäftigte Begleitpersonen mit, so werden die kompletten Ausgaben für die Begleitung dem betriebszugehörigen Mitarbeitenden angerechnet. Der Freibetrag von 110 Euro ist dann schnell überschritten. "Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes hätte der Freibetrag auf 150 Euro ab dem 1. Januar 2024 erhöht werden sollen, jedoch kam es zu keiner Umsetzung. Somit ist weiterhin die 110-Euro-Schwelle gültig", teilt Tobias Gerauer, Steuerberater und Vorstand der Lohi, mit.

Den Teilnehmern werden nicht nur die direkt zurechenbaren Kosten, wie z.B. Speisen, Getränke und Tombolagewinne angerechnet. Der Gesetzgeber verlangt, dass alle Bruttoaufwendungen des Arbeitgebers, also auch nicht direkt zurechenbare Ausgaben, auf die Mitarbeiter umgelegt werden. So fließen in den Steuerfreibetrag anteilig gegebenenfalls z.B. Raummiete, gebuchte Künstler, externe Eventmanager, Trinkgelder oder anwesende Sanitäter mit ein.

Immerhin, ausgenommen sind Strom- und Wasserkosten auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers und intern für die Feier abgestelltes Personal. Wird das Sommerfest auf dem Betriebsgelände ausgerichtet, fließen die Reisekosten ebenfalls nicht in den Steuerfreibetrag mit ein. Dies betrifft z.B. Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind und für das Sommerfest zur Firmenzentrale anreisen. Der Arbeitgeber kann diese Reisekosten übrigens steuerfrei erstatten.

Arbeitgeber entscheiden über die Steuern und Sozialabgaben

Fallen beispielsweise Kosten je Mitarbeitenden von 135 Euro bei einer Betriebsveranstaltung an, müssen 25 Euro als geldwerter Vorteil von der Lohnbuchhaltung versteuert werden. Der Arbeitgeber kann nun wählen, ob er diesen Mehrbetrag individuell zuzüglich Sozialabgaben oder pauschal mit 25 Prozent sozialabgabenfrei versteuert. Letzteres ist für Beschäftigte regelmäßig vorteilhafter. Des Weiteren kann er die Lohnsteuer für die Beschäftigten übernehmen, so dass das Sommerfest ein echtes Geschenk der Firmenleitung ist! Übrigens auch Leiharbeitnehmende können so beschenkt werden.

Gibt es neben dem Sommerfest und einer weiteren Veranstaltung, z.B. Weihnachtsfeier, eine dritte Betriebsveranstaltung, so ist diese generell steuerpflichtig. Allerdings kann der Arbeitgeber noch nachträglich wählen, für welche Betriebsveranstaltung er den Steuerfreibetrag nutzt. So kann er die mit den niedrigsten Ausgaben als steuerlich nicht begünstigte festlegen.

Aber Achtung, eine nachträgliche Änderung der Versteuerungsart kann sich auf die Sozialversicherungsbeiträge der Beschäftigten auswirken. Ein Wechsel von der Individual- zur Pauschalbesteuerung ist bis zur Erstellung der Jahreslohnsteuerbescheinigung ohne Konsequenzen möglich. Wird die Lohnsteuerpauschalierung erst im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgenommen, geht die Sozialversicherungsfreiheit verloren, urteilte das Bundessozialgericht im April 2024.

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